Werden Geschäftstransaktionen mehrwertsteuerrechtlich fehlinterpretiert und folglich falsch deklariert, können sich daraus erhebliche finanzielle Folgen ergeben, die im Extremfall den Fort­bestand des Unternehmens gefährden können. Dies trifft insbesondere in den Fällen zu, wo systematische Fehler vorliegen oder grössere Geschäftsfälle falsch behandelt werden. Oft kann die MWST bei Nachbelastungen nicht mehr überwälzt werden und ist somit definitiv durch die AG zu tragen.

Eine solidarische Haftung des VRs ist gesetzlich zwar auf die Sitzverlegung ins Ausland und die Liquidation der AG beschränkt; bei vorsätzlicher Widerhandlung gegen das Mehrwertsteuergesetz besteht jedoch eine allgemeine solidarische Mithaftung. Zudem kann der VR wegen Verletzung von Sorgfaltspflichten zur Rechenschaft gezogen werden. In bestimmten Fallkonstellationen können auch strafrechtlich relevante Tatbestandsmerkmale im Bereich der Urkundenfälschung oder ungetreuer Geschäftsführung vorliegen.

Für den VR ist es unverzichtbar, mit Massnahmen eine korrekte Abwicklung der MWST sicherzustellen. Neben einer Beschränkung des Haftungsrisikos schützt sich der VR auch vor einem nicht unerheblichen Reputationsrisiko. Nachfolgend die häufigsten Fehlerquellen.

Bezugsteuer
Dienstleistungen, die inländische Unternehmen aus dem Ausland beziehen, sind im Bezugsteuerverfahren mit der MWST abzurechnen. MWST-pflichtige Unternehmen können die Bezugsteuer im Rahmen der steuerbaren Tätigkeit wieder als Vorsteuer geltend machen. Nicht MWST-pflichtige Unternehmen haben die Bezugsteuer abzurechnen, wenn sie pro Kalenderjahr solche Leistungen für mehr als CHF 10 000 beziehen – können diese jedoch mangels MWST-Registrierung nicht wieder geltend machen. Hier ist eine freiwillige MWST-Registrierung zu prüfen.

MWST-Prozesse und Buchhaltung
Jeder Geschäftsfall ist in der Buchhaltung korrekt abzubilden und mittels Rechnung vollständig mit dem richtigen Steuersatz zu fakturieren. Bei Kunden im Ausland oder wenn verschiedene Leistungen angeboten werden, ergeben sich verschiedene Fallkonstellationen, die im IT-System korrekt mit Codes zu erfassen sind, damit sämtliche Mittelflüsse korrekt deklariert werden. Die Korrektheit von Rechnungen ist regelmässig zu überprüfen, da falsch ausgestellte Rechnungen oft Grund für MWST-Kontrollen sind.

Um Vorsteuer auf Importen geltend zu machen, sind Einfuhrsteuerverfügungen elektronisch so zu speichern, dass das Original jederzeit lesbar gemacht werden kann.

Innert 180 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres ist die Deklaration von MWST und Vorsteuern zu überprüfen. Werden allfällige Abweichungen der ESTV nicht fristgerecht mitgeteilt, drohen Bussen oder steuerstrafrechtliche Sanktionen.

Korrekte Fakturierung, Deklaration
Dienstleistungen an einen Endkunden im Ausland sind ohne MWST zu verrechnen, wenn sich der Ort der erbrachten Leistungen im Ausland befindet. Verschiedene Leistungen (z. B. Schulung und Verpflegung), die zu einem Pauschalpreis angeboten werden, sind grundsätzlich zu zwei verschiedenen Steuersätzen abzurechnen, wobei es hier Sonderregelungen gibt.

Zudem ist die korrekte Behandlung von echten/unechten Schadenersatzzahlungen, innerbetrieblicher Verrechnungen, Gutscheinen, Privatanteilen, Leistungen an das Personal (Materialbezug, Kost/Logis, Nutzung der Infrastruktur) oder an Nahestehende sicherzustellen.

Vorsteuerkürzungen, Korrekturen
Werden neben steuerbaren Leistungen auch steuerausgenommene Leistungen erbracht, hohe Zinserträge erzielt oder Subventionen vereinnahmt, ist die Vorsteuer korrekt zu kürzen/korrigieren. Diese Frage stellt sich oft auch im Zusammenhang mit (gemischt genutzten) Liegenschaften. Eine allfällige Option auf steuerausgenommenen Leistungen kann die Vorsteuerquote erhöhen.

Rückforderung der Vorsteuern
Sofern eine Holdinggesellschaft oder eine Gesellschaft mit Umsätzen im Ausland in der Schweiz und Liechtenstein keine MWST-pflichtigen Umsätze erzielt, aber trotzdem Vorsteuern auf bezogenen Leistungen bezahlt, kann die Vorsteuer (inklusive abzurechnender Bezugsteuer) durch eine freiwillige MWST-Registrierung im Rahmen der steuerbaren Tätigkeit zurückgefordert werden.

*Daniel Rinderer
Partner RedLeafs Tax Advisory AG
dipl. Wirtschaftsprüfer, Wirtschafsprüfer FL

*Stefan Züst
Senior ManagerRedLeafs Tax Advisory AG
dipl. Steuerexperte, Betriebsökonom