• Prozess von der Dateneingabe über die Prüfung bis zur automatisierten AIA-Meldung aus der Sicht eines liechtensteinischen Treuhänders.  (pd)

AIA: Herausforderung Datenqualität

Die ersten AIA-Meldungen der Meldeperiode 2016 wurden vergangenen Sommer von liechtensteinischen Finanzinstituten an die liechtensteinische Steuerverwaltung abgesetzt. Nun steht bereits die zweite Meldung vor der Tür – Zeit, ein Fazit zu ziehen.
von Thomas Hanselmann*. 

Der Common Reporting Standard («CRS») gibt vor, welche Daten von welchen Personen zu welchem Zeitpunkt in welches Land gemeldet werden müssen. Eine grosse Zahl dieser melderelevanten Daten waren bei vielen Finanzinstituten bis anhin gar nicht oder nur unsystematisch erfasst. Demzufolge stand das Jahr 2016 ganz im Zeichen der systematischen Datenaufbereitung. Daten sollten so erfasst und gepflegt werden, dass sie für eine allfällige Meldung gänzlich automatisiert weiterverarbeitet werden können. Personenbezogene Daten, welche bisher noch nicht relevant waren und bis dato folglich auch nicht von den Finanzinstituten gepflegt wurden, mussten bei den betreffenden Personen eingeholt werden. Zusätzlich zu der Datenaufbereitung mussten diverse Prozesse angepasst oder neu aufgesetzt werden.

Was ändert sich?
Unter dem CRS werden nur Daten zwischen zwei Staaten ausgetauscht, die sich gegenseitig dazu bereit erklären («Partnerstaaten»). Für die Meldeperiode 2016 waren dies aus Liechtensteiner Sicht die EU-Staaten mit Ausnahme von Österreich, welches ein Jahr später folgt. Für die Meldeperiode 2017 wird Liechtenstein mit 32 weiteren Staaten Daten austauschen, darunter befinden sich beispielsweise China, Indien, Kanada, Japan und Südafrika. Nach der ersten Meldung im Sommer 2017 ging es darum, Prozesse aufzusetzen, welche sicherstellen, dass die erhobenen Daten auch zukünftig auf einem aktuellen Stand sind und bleiben. Bei der erstmaligen Erfassung von Daten können diese mithilfe einer geeigneten Mandatsverwaltungslösung beispielsweise in Abhängigkeit zu anderen Daten geprüft oder eine falsche Eingabe mittels Formatprüfungen verhindert werden. Fehler lassen sich von vornherein vermeiden, indem zum Beispiel in der Softwarelösung eine Ausschüttung technisch nur noch möglich ist, wenn von der entsprechenden Person eine steuerliche Selbstauskunft vorhanden und richtig im elektronischen Archiv abgelegt ist. Nachgelagert werden mittels Plausibilitätsprüfungen Daten gegeneinander abgeglichen, um Inkonsistenzen zu erkennen. Dazu kommen natürlich auch manuelle Stichproben und Prüfungen, um die Qualität der relevanten Daten auf einem hohen Niveau zu stabilisieren.

Mitarbeiter sensibilisieren
Neben optimalen Prozessen und Prüfmechanismen benötigt es immer noch Mitarbeiter, welche die erforderlichen Daten initial ins System eingeben. Nur Daten, welche den Weg ins System finden, können schliesslich auch geprüft und weiterverarbeitet werden. Zudem ist es nötig und sinnvoll, dass die finale Prüfung vor der Meldung durch den Mandatsverantwortlichen durchgeführt wird. Aus diesem Grund darf die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter nicht vernachlässigt werden. Der Mitarbeiter muss beispielsweise aus Kundengesprächen erkennen können, welches die relevanten Informationen sind und wie diese im System zu erfassen sind. Trotz der vielen Automatismen im Hintergrund ist es vor allem für die Kundenberater unabdingbar, dass sie fachlich immer auf dem neuesten Stand sind, um dem Kunden eine bestmögliche Beratung bieten zu können.

Wie geht es weiter?
Für die Meldeperiode 2018 ist geplant, dass Liechtenstein mit weiteren 27 Partnerstaaten Informationen austauscht. Darunter befinden sich unter anderem Brasilien, Russland und die Schweiz. Bis Ende 2018 müssen bei Mandaten mit verstärkter Sorgfaltspflicht, welche derzeit nach Stufe 1 dokumentiert sind, die wirtschaftlich berechtigten Personen nach Stufe 2 dokumentiert werden. Da die unter der Sorgfaltspflichtverordnung identifizierten wirtschaftlich Berechtigten die Grundlage für eine potenzielle AIA-Meldung bilden, vergrössert sich dadurch der Personenkreis, welcher allenfalls zu melden ist, nochmals. Bis Ende 2020 müssen die restlichen Mandate nach Stufe 2 dokumentiert werden, danach ist die vierjährige Übergangsfrist zur Identifizierung von wirtschaftlich Berechtigten abgelaufen. Ab dann vergrössert sich der potenzielle Personenkreis voraussichtlich nur noch, wenn Liechtenstein seine Liste von Partnerstaaten erweitert.

Abschliessend kann festgehalten werden, dass die Umsetzung des AIA die Liechtensteiner Finanzinstitute auch in den nächsten Jahren beschäftigen wird und eine strukturierte Aufbereitung der Daten und Prozesse für fehlerfreie und rechtzeitige Meldungen essenziell sein werden.

Thomas Hanselman

Thomas Hanselman

*Thomas Hanselmann
Managing Director, CSL Corporate Services Ltd.

 

28. Mär 2018 / 15:50
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